torsdag 21 juli 2011

Snart semester...

Ja, detta blir mitt sista blogginlägg innan min semester börjar. Jag är åter i tjänst den 22 augusti. Första veckan är personalchefen tf kommunchef och sedan ekonomichefen i tre veckor.
De sista två veckorna har varit suveräna. Jag har hunnit med en massa saker och faktiskt hunnit förbereda en del inför hösten. När jag är tillbaka så är det full fart igen, det är jag säker på!

Jag har ägnat mig en hel del åt omvärldsbevakning och tagit del av det som varit framgångsrikt i andra kommuner, framförallt kring de områden jag beskrev i förra inlägget som är högakutella för oss att jobba med framöver. Just nu har jag fastnat för en CKS rapport som beskriver "Organisatoriska förmågor och egenskaper för förändring". Där beskrivs fem egenskaper som utmärker framgångsrika organisationer:
  1. En positiv befolkningsutveckling
  2. Ett utvecklat samarbete inom kommunen och med andra kommuner
  3. En ny ledningsorganisation - tydlig kommunchefsroll och sampratad ledningsgrupp
  4. Stärkt ekonomifokus - Ekonomin i fokus och kostnadseffektivitet är centralt
  5. Tillämpandet av långsiktigt verkande informella avtal - en överenskommelse eller samsyn i botten som har en fundamental betydelse för ställningstaganden för kommunens utveckling
Rapporten handlar egentligen om hur en kommun handskas med besvärliga situationer, d v s kris
För att ha en bra grund att stå på när oväntade händelser sker så bör man ha en struktur bestående av fem egenskaper: Tidig uppmärksamhet på misstag, ovillighet att förenkla så att viktiga förklaringar missas, känslighet för verksamhet i frontlinjen där arbetet utförs, förmåga att vara dynamisk men samtidigt stabil och att ha respekt för den expertis som finns inom organisationen. Ja, jag håller nog med om ovanstående.

Jag har också tagit del av "Den innovativa kommunen - lärdomar från åtta kommuner och relevant forskning". Kommunerna är Haparanda, Umeå, Åre, Nacka, Botkyrka, Vara, Lomma och Malmö. Jag har också tagit del av erfarenheter av införande av privata utförare i Nacka, Järfälla och Linköping och SKL:s (Sveriges kommuner och landsting) rekommendationer om införande av resursfördelningsssystem och deras rapport om "Jakten på effektivitet". Det finns så många bra exempel som vi kan ta lära av och ta delar av i vårt fortsatta utvecklingsarbete. Vi behöver knappast hitta på något nytt själva. Det känns i och för sig ganska bra eftersom jag tror att vi får lägga mycket kraft på dialog och diskussioner i syfte att skapa förståelse och förhoppningsvis delaktighet till nödvändigt förändringsarbete! Det vill säga HUR-frågorna ( processfrågorna). Vi får inte "hamna mer i bakvattnet".
Under morgondagen planerar jag för att ägna mig åt styrmodellsfrågan sedan tar jag ledigt...

Ha´det bra till dess!

torsdag 14 juli 2011

Städ och reflektionstid

Håller just nu på att gå igenom mina sparade högar som jag samlat på mig under våren. Ibland kan det vara bra att tänka igenom och faktiskt också visa både för sig själv och andra vad som har varit viktiga händelser. Det första jag kommer att tänka på är den stora kärnkraftsövningen vi hade i början av året. Den var väldigt lärorik och vi klarade ju den så bra! 

sedan bl a:

  • Det har varit en hel del turbulens kring kommunens dåliga ekonomiska resultat, 2010 och om avtalspensioner
  • Vimmerby kommun har fått en ny fin hemsida
  • Budgetprocessen som ledde fram till beslut om ramar i juni i fullmäktige med "Greppet", analysdagar och mycket dialog i olika konstellationer
  • Allt processarbete innan fullmäktigebeslut om att Vimmerby kommun ska söka medlemskap i IT-SAM
  • Alla tankar och arbete kring hur vi ska utveckla vårt näringslivsarbete, destinationsutveckling, turism m m
  • Internt inom komunen har vi många och stora utvecklingarbeten på gång bl a inom kosten, lokalvården och beslut om en helt ny ledningsorganisation inom barn- och utbildningsförvaltningen
  • Vi har genomfört en kommunövergripande medarbetarenkät
  • Vi fick veta att vi ligger på plats 226 på Svenskt Näringslivs rankinglista och är en av de 10-tal kommuner som tappat flest placeringar sedan år 2007
  • Kommunens övergripande ledningsgrupp har diskuterat och kommit fram till former för övergripande styrning av tjänstemannaorganisationen
  • På kommunstyrelseförvaltningen har vi arbetat hårt med verkställigheten av de effektiviseringar som kommunstyrelsen fattade beslut om i december, 2010.

Samtidigt som städning pågår samlar jag ihop mina tankar om höstens arbete. Det blir en ganska lång lista...

  • På regional politisk nivå kommer nog regionfrågan vara den mest påtagliga
  • Vi ska rekrytera en näringslivschef, annons i augusti. Vi har tagit ett rekryteringsföretag till hjälp som kanske också ska hjälpa oss med en analys av organisationen inom framförallt kommunstyrelseförvaltningen
  • Börja arbetet med en gemensam styrmodell där det finns en röd tråd från politikernas vision till "den konkreta handlingsplanen" på våra olika förvaltningar (delarna är vision, fullmäktigemål, nämndsmål, verksamhetsplan och handlingsplan) Styrmodellen ska hålla ihop allt till en helhet vad gäller  - ekonomi, verksamhetens kvalitet, medarbetarnöjdhet , strategisk utveckling samt attraktionskraft.
  • Formellt beslut sker i augusti men som det ser ut nu så kommer vi att dela miljöchef med Hultsfreds kommun fr o m 1/9
  • Vi kommer att ha stort fokus på verksamhetsutveckling med hjälp av IT-stöd. Det nya PA/lönesystemet ska implementeras med början i höst. Vi kommer att starta upp ett arbete med att upphandla ett nytt ärendehanteringssystem som påverkar alla förvaltningar. Ett nytt IT-stöd för näringslivskontakter ska införas. Ekonomiavd funderar på när och hur ett uppföljningssystem ska införas som ska underlätta för oss att läsa av hur våra verksamheter går d v s förbättra vår uppföljning. Vi  behöver dessutom ta itu med vårt intranät så att vi kommer igång att använda det som en viktig intern informationskanal. Syftet med införande av IT-stöden är att få till system så att vi får en fungerande intern kontroll
  • Politiska diskussioner lär handla mycket om de förslag på strukturförändringar inom stadsplaneringen som framkommit under våren
  • Färdigställa ansökan om medel för att komma igång med arbetet att utforma ett VCP - Vimmerby Concept Park
  • Löneprocessarbete med början i ledningen men där alla kommunens medarbetare kommer att involveras
  • Sedan ska vi naturligvis hantera arbetsmiljöresultatet...
  • Planera för ett servicekontor/medborgarkontor vid entrén på stadshuset
  • Bilpool ska tillskapas i stadshuset
  • Det finns ju numera beslut om en 2-årsbudget. Vi behöver därför snarast komma igång och prissätta våra verksamheter. Vi startar det arbetet i september tillsammans med Hultsfreds kommun. Vi ska då få utbildning i resursfördelning av SKL
  • och inte minst - Detaljbudgetar som ska tas i alla nämnder utifrån den nu givna ramen
Jag har säkert missat en massa viktiga saker. Ni får gärna kommentera! 

Mina tankar kring förutsättningar:

Det första jag tänker på är att vi behöver ha en positiv attityd. Det här kommer att kräva allas engegemang och jag hoppas att alla vill vara med och bidra. Jag tror att de allra flesta medarbetare vill göra ett riktigt bra jobb. Jag tror att en framgångsfaktor är att vi ger varandra feedback oftare och att det finns en öppen kultur på arbetsplatsen där man kan ifrågasätta invanda sätt att arbeta utan att det blir allt för dramatiskt.  För det är klart att ska vi göra det förvaltningsspecifika arbetet enligt det uppdrag vi har från respektive nämnd + allt det som står på den här listan + det oförutsedda som alltid händer så kan vi inte samtidigt göra allt som vi gjort förrut. Det resurstillskottet som det skulle kräva är en omöjlighet! Ett bra knep kan vara att tänka - Det jag gör nu, vad ger det för mervärde till våra kommuninvånare? Nu är det inte alltid så lätt men har man den grundtanken så kan faktiskt en hel del ifrågasättas. Jag tycker att jag den sista tiden fått flera konkreta exempel detta.
Om vi ska lyckas måste vi få till en levererande kultur. Det ser jag som min viktigaste uppgift eftersom ovanstående uppgifter kräver teamwork.

tisdag 5 juli 2011

Förra veckan startade intensivt med ett långt kommunfullmäktige mellan klockan 17.00-23.00. Det var många viktiga frågor som stod på dagordningen - ansvarsfrihetsfrågor, budget 2012 och 2013, viktiga detaljplaner, destinationsarbete och turism samt IT-SAM frågan. Det känns bra att vi nu vet vad som gäller efter flera månader av diskussioner.

Vi har nu bestämt oss för att ta hjälp av ett rekryteringsföretag när det gäller näringslivschefstjänsten. Jag träffade dem i förra veckan för att göra klar vår kravprofil. Rekryteringsfasen är redan igång men startar skarpt med annonsering i mitten av augusti.

I onsdags var jag och kanslichefen i Kisa. Vi ska tillsammans med IT-SAM kommunerna upphandla upp ett nytt ärendehanteringssystem. Projektet kallas IDAH. Vi gick igenom tidsplan med aktiviteter och datum. Det är mycket som ska hinnas med innan nästa sommar när upphandlingen ska vara klar. Nyckelpersoner blir här våra administratörer med olika titelatur ute på varje förvaltning. Vi ska nu processa fram hur vi ska effektivisera vår ärendehantering samtidigt som vi ska göra den tidsenlig - E-förvaltning. Ett ärende ska hanteras på ett likartat sätt inom hela den kommunala organisationen från att den har produceras till att den arkiveras. Det här blir ett mycket viktigt arbete!

I torsdag och fredags var jag och Micael Glennfalk i Vadstena på nätverksträff. På dagordningen denna gång fanns (naturligtvis) regionfrågan. Huvudfrågeställningen var "Vilka möjligheter öppnar sig för kommunerna att, inom ramen för framtidens regionala utvecklings- och tillväxtpolitik, stärka sin självstyrelse och därigenom skapa ekonomiska och demokratiska mervärden?
Dessutom var ledarfrågan i fokus. Sedan flera år har CKS (centrum för kommunstrategiska studier) vid Linköpings universitet genomfört ledarskapsprogram för högre kommunala chefer. Det är en kommungemensam satsning för att stärka det kommunala ledarskapet i regionen Jag har själv gått den utbildningen för ett antal år sedan, vilket jag fortfarande har stor nytta av. Nu har man uppdaterat utbildningen innehållsmässigt och varje deltagare ska bl a få en kommunchef som mentor. Jag kommer att få en adept från Ödeshög. De tycker jag ska bli mycket spännande. Denna gång kommer ingen ledare från Vimmerby att vara med men det hoppas jag det ska bli ändring på när nästa tilllfälle ges.

Idag har jag haft MBL - information med berörda fack om samverkan på miljöområdet mellan Vimmerby och Hultsfreds kommun. Det är inte lätt så här i semestertider att få till information och förhandlingstillfällen i god tid innan beslut ska fattas på olika sammansträdestillfällen i två kommuner. Vi har dock varit varandra behjälpliga och gjort det bästa vi kan. Vi räknar med att förändringen ska ske fr o m första september och att vi fr o m det datumet kommer att dela chef med Hultsfred.