lördag 24 september 2011

Jämförelser

I tisdags var jag och Micael Glennfalk i Stockholm och fick där ta del av hur vi kan jobba för att skapa resultat med nyckeltal. Vi fick reda på hur databasen Kolada fungerar. Kolada står egentligen för kommun och landstingsdatabas. Den innehåller aktuella nyckeltal för kommuner och landsting t.ex. hur många elever i årskurs 9 är behöriga till gymnasiet, hur nöjda är de äldre med hemtjänsten, vad kostar äldreomsorgen m m. Verksamheter som finns med i Kolada är Barn och utbildning, befolkning, ekonomi, hälso- och sjukvård, individ- och familjeomsorg, infrastruktur, kultur och fritid, omsorg om äldre och funktionshindrade, personal och regional utveckling.  Ett område som man nu håller på att utveckla är jämförelser utifrån medarbetarperspektiv. Framöver kommer vi alltså kunna koppla samman vad en verksamhet kostar, vilken kvalitet man har på levererade insatser kopplat till nivån på förutsättningar för medarbetarengagemang.
Det där med jämförelser och statistik. Är det något som man ska lägga energi på? Många uttrycker en kritisk inställning. Jag läste idag en krönika av Hans Jensevik som är landets ledande expert på kommunal ekonomi. Han skriver ”När kommunanalytiker från svensk kommunrating visar på fakta och statistik hur den finansiella verkligheten ser ut i en kommun möts vi ibland av beskedet att beskrivningen av läget inte kan användas för den strider mot den gängse uppfattningen om hur det är. Så backar vi tillbaka och kollar siffror och går noga igenom allt igen och man erkänner efter ett tag att det sakliga underlaget faktiskt beskriver en verklighet som den är. Det är nog faktiskt vi säger man till slut”
Varför har den här krönikan fastnat i mitt huvud idag? Det handlar nog om självupplevda erfarenheter… När jag började min bana som förvaltningschef i Kinda kommun i slutet av 90-talet och i början av 2000-talet inom äldreomsorgen såg jag så många utvecklingsbehov. Jag fick min omgivning att förstå att de satsningar vi gjorde var helt nödvändiga. Våra kostnader ökade kraftigt. Vi jobbade på och utvecklade verksamheten på många sätt så den blev mer tidsenlig. Vid det tillfället började kommunens ekonomiska resurser tryta och kommunledningen började påtala för mig allt oftare att kostnaderna för min verksamhet började dra iväg om man jämförde med standardkostnaden d v s där man tagit hänsyn till alla kända faktorer som är möjliga att ta hänsyn till för att kunna jämföra den egna kommunens kostnad med alla andra kommuner i landet. Jag kämpade, hittade argument och var själv helt övertygad om att vi behövde ännu mer resurser. Den dåvarande ekonomichefen i Kinda kommun visade på varje månad för mig, politiken och alla andra hur alla förvaltningars lönekostnader såg ut månad för månad. Till slut var det svårt att komma ifrån med de underlag som visades upp, trots vad jag tyckte var stora ansträngningar, att vi inte sänkte våra personalkostnader alls. Jag fick då inse att det var helt nödvändigt att jag började leda verksamheten på ett annat sätt. Det finns inget i mitt yrkesliv som tagit så mycket av min energi som att mentalt ställa om vid det tillfället. Våra kostnader förändrades från att vara långt över standardkostnaden till många procent under där den fortfarande ligger stabilt. Vi fick göra detta samtidigt som vi byggde om och moderniserade alla boenden och jobbade aktivt med arbetsmiljö- och kvalitetsfrågor. Jag kan säga att verksamheten var i betydligt bättre skick på den låga kostnadsnivån. Jag skulle ljuga om jag sa att det var en enkel resa. Om jag ska lyfta fram en framgångsfaktor så var det den grundade tilliten och samarbetsklimatet som vi skapade i min ledningsgrupp. Alla som då ingick i den ledningsgruppen bidrog och tog ett gemensamt ansvar för helheten. Det tog några år att komma dit.  
På tal om jämförelser läste jag att Kalmar läns landsting ligger på ett toppresultat i landet när det gäller hög tillgänglighet samtidigt som vården uppvisar goda resultat i kombination med låga kostnader. Kalmar läns landsting utmärker sig också genom att kunna uppvisa en hög produktivitet d v s lägst kostnad per prestation för sjukvård totalt.  Det är ett imponerande omdöme. Stort Grattis!
Den här veckan har kommunanalysen av kommunstyrelseförvaltningens ledningsorganisation börjat. Det känns nödvändigt att få fram förslag hur vi ska organisera oss för att bäst svara upp mot kommuninvånarnas och våra egna förvaltningars krav och förväntningar.
I torsdags var det dags att träffas i kommunens ledningsgrupp för invandrarfrågor. Just nu avhandlas mest frågeställningar kring den nya etableringsreformen där arbetsförmedlingen är en aktiv part. De ansvarar för att etableringsplaner upprättas. Reformen gäller sedan den förste december 2010. För att ha varit igång så pass kort tid så fungerar nog det mesta bra hos oss. Det vi verkar kunna förbättra är att tydliggöra vem som ska informera den nyanlände om vad som gäller kring olika rutiner och myndighetskontakter.
Jag vet inte om jag informerat om det tidigare men alla kommunanställda som har tillgång till vårt intranät kan nå protokollen från den kommunövergripande ledningsgruppen.  Det finns en flik uppe till höger där det står ledningsgrupp, följer ni den kan ni ta del av kring vilka frågor ledningsgruppen i kommunen lägger sin energi.
Nu väntar trädgårdsarbete denna vackra sensommardag!

fredag 16 september 2011

I tisdags var ett 25-tal politiker och tjänstemän från Vimmerby i Hultsfred på gemensam utbildning om resursfördelning. Kommunfullmäktige har fattat beslut om en 2-årsbudget och för att få det konceptet att fungera krävs att vi arbetar aktivt med prissätting av allt som är möjligt att beräkna inom den kommunala verksamheten. Det är ju egentligen en förutsättning för att volymberäkningar ska kunna göras som ska ligga till grund för resursfördelning, tex om föreskolebarnen ökar i antal ska den nämnden kompenseras för detta och omvänt. Utbyte sker också en sådan här dag mellan grannkommunerna och det tror jag också är värdefullt av andra skäl. En tråkig sak som kommer att ske är att min kollega i Hultsfred kommer att sluta. Lars Rönnlund har fått nytt jobb som utvecklingschef på Regionförbundet i Jönköping. Det blev klart förra veckan men den nyheten tappade jag helt bort när jag skrev förra veckans inlägg (förträngning?) Vi har haft ett gott samarbete och det kommer jag att sakna. Jag hoppas att man lyckas rekrytera en ny god kraft på kommunchefsposten!

I onsdags var en hel del politiker och tjänstemän på Näs och diskuterade mål och strategier utifrån  ett dokument - "Förslag på prioriteringar i länets regionala utvecklingsstrategi - RUS". Vi diskuterade bl a kring näringsliv, kompetensförsörjning, befolkning och miljö i balans, kultur och infrastruktur.
I onsdags var det upptakt för IDAH - projektet:
Vi kommer inom det närmaste året få lägga en hel del av våra resurser på att processa vårt arbetssätt och handla upp ett nytt ärendehanteringsprogram i syfte att blir effektivare administrativt. Det handlar också om säkerhet och spårbarhet av handlingar. Vi har heller inte under min tid här pratat speciellt mycket om E-förvaltning vilket är en ”het fråga” i många andra kommuner. Vad jag förstår handlar det här ett komplett system för all ärendehantering från att det produceras till arkivering där vi inom Vimmerby kommun och i de andra kommunerna inom IT-SAM ska ha ett gemensamt arbetssätt.

Igår hade jag och ekonomichefen ett möte med våra helägda bolags VD:ar. Mötet handlade om ett uppdrag jag fått av kommunstyrelsen som gäller att utreda om det finns behov av en finansgrupp i Vimmerby kommun och om så är fallet föreslå hur en organisation ska se ut. Vi kommer inom koncernen hamna på en hög gemensam skuldnivå när vi nu ska bygga ny förskola, nytt äldreboende och ett kraftvärmeverk.
Idag har vi haft ett välfyllt innehåll på ledningsgruppens möte. Vi har pratat om allt från budgetuppföljning, budget 2012 och 2013, arbetsmiljöpolicy, löneprocess-frågor, riktlinjer för sociala medier samt resultatet av medarbetarenkäten som vi ska arbeta vidare med på nästa möte.
Och så har vi ätit tårta och firat vår 14:e placering som jag skrev om i förra inlägget.

fredag 9 september 2011

En vecka präglad av dialog och möten

I lördags var det då dags för stadsfest i Vimmerby. Jag och familjen fanns på plats under dagen. Mycket folk var i rörelse. Det känns bra att det finns en tanke att detta ska bli en årlig händelse i Vimmerby.  Nu ska vi samla in synpunkter och tankar för att kunna göra förbättringar inför kommande år. Stort tack till Teknik- och serviceförvaltningen som var ansvariga för mycket av den service som krävdes kring arrangemanget och inte minst undanröjde en hel del "hinder" under festen...

Den här veckan har jag träffat CESAM och diskuterat Vimmerby kommuns arbetsmiljöpolicy. Vi tar ett steg i taget...

Kommunstyrelsen hade sammanträde i tisdags. Det blev en lång dag. Vi hade efter sammanträdet dialog kring budget 2012, 2013. Inbjudna var samtliga förvaltningschefer och nämndsordföranden. Efter det mötet hade vi en hearing kring kost och lokalvårdorganisationen i Vimmerby kommun. Inbjuda var förvaltningschefer och nämndsordförande i teknik- och serviceförvaltningen, omsorgsförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen.

I onsdags var jag på egen handledning. En mycket bra dag där jag dessutom fick en hel del arbete uträttat på tågresan fram och tillbaka till Stockholm.

Torsdagseftermiddagen ägnades åt budgetdiskussioner med avdelningscheferna på kommunstyrelseförvaltningen. Vad jag hör så pågår dessa diskussioner just nu i mer eller mindre alla förvaltningar.

Idag har ledningsgruppen haft utbildning i löneprocessfrågor. En konsult - Ulf Larsson har gått igenom frågeområden kring lön och lönespridning, kriterier, samtalsmodeller, årscykel och priciper för lönesättning med oss. Detta är startskottet för vår satsning på att jobba mer aktivt och sammanhållet med dessa frågor. I slutet av oktober kommer alla chefer och fackliga organisationer i kommunen att utbildas. I november planeras sedan för utbildning för samtliga medarbetare. Jag har god erfarenhet kring detta arbete tidigare och tror att det här kan höja nivån på vårt arbete avsevärt. Vi har också idag avtackat en förvaltningschef som nu går vidare till andra uppgifter inom koncernen - Lycka till Stefan!

Till sist men absolut inte minst! Igår publicerades SKL:s ranking av företagsklimatet i kommunerna. Vimmerby hamnde på 14:e plats i landet. 166 kommuner deltar i denna undersökning. Detta är fantastiskt roligt för oss och inte minst för dem som jobbar inom miljö och hälsa, med bygglov och brandtillsyn. När det gäller markupplåtelse och serveringstillstånd hade vi för få ärenden för att få betyg/delområde. Men där svar skickats in så ingår dessa i det totala betyget. Den här undersökningen grundar sig på faktiskt utfört arbete i kommunen och det gör den ju extra intressant! Jag läste rapporten i sin helhet igår kväll. Mina tankar efter att ha läst den handlar om att vi aldrig kan slå oss till ro. Kvalitet ska ske i varje möte och är en färskvara. Nästa gång önskar jag också en högre svarsfrekvens. Men för dagen tänker jag bara glädja mig åt de medarbetare som jobbar med dessa frågor i sitt vardagliga arbete och som har fått så fin feedback på sitt arbete! Grattis och njut av helgen!

fredag 2 september 2011

Händelserik vecka...

På måndagsmorgonen träffades ledningsgruppen för ha ett extra möte med anledning av olika frågeställningar kring budgetarbetet. Vi hade också besök av IT-SAM:s VD,  Alberto Necovski för att reda ut olika ekonomiska frågetecken.

Vi har bestämt oss för att utvärdera vår Grafiska profil och haft ett första möte kring detta. Nu ska Magnus Karlsson på kansliavdelningen efterhöra synpunkter från våra olika förvaltningar. Hör annars gärna av er via denna blogg om ni vill framföra synpunkter.

Vi har fått en ny medarbetare på ekonomiavdelningen - Anette Djurstedt. Anders Helgée - vår nya miljöchef har börjat i Vimmerby samt det nya oppositionsrådet Helen Nilsson som också har också installerat sig på sitt rum i Stadshuset, Varmt välkomna!

På måndagskvällen var det kommunfullmäktige och vi hade bl a besök av projektledare och gruppchef - Roger Gunnarsson från Energikontor sydost. Jag fick då veta det där som jag alltid undrat över : Om det är lönsamt att släcka lampan när man lämnar ett rum eller om det är bättre att låta lampan vara tänd om man inte ska vara borta så länge. Svaret är att det nästan alltid lönar sig att släcka d v s om man ska vara borta mer 40 sek om jag kommer ihåg rätt.

Under tisdagen var jag och ett par tjänstemän från kommunen med på ett företagsbesök på Prefab. Jag tycker att det var mycket intressant att få se betongfabriken i verkligheten som jag under årens lopp hört talas mycket om. Det var intressant att höra om hur företaget växt fram och om den efterfrågan som idag finns på företagets produkter. Vi tjänstemän följde med på inbjudan av Företagarna i Vimmerby. Efter besöket tog sig "hela gänget" till stadshuset för att där få lyssna till information av medarbetarna på miljö och bygg samt teknik och service. Det fanns också möjlighet att ställa de frågor man hade till berörda tjänstemän. Micael Glennfalk passade också på att berätta om aktuella frågor. Jag hoppas att det här besöket uppfattas som en del i vår ambition att öppna upp dialogen mellan företagare och kommunens tjänstemän.

Vi har också haft ett avstämningsmöte i FAS-projektet som är ett viktigt projekt som har fokus på åtgärder mot ungdomsarbetslöshet. Vi fick en nulägesbeskrivning och planerade för fortsatta strategier.

Den här veckan har jag träffat min nya adept för första gången. Jag ska vara mentor fram till nästa sommar till en chef från Östergötland. Det är inom ramen för ett ledarutvecklingsprogram som just nu är pågående. Det känns mycket inspirerande och roligt att få vara någon behjälplig under sin yrkesmässiga utvecklingsresa.

Vi har skickat in en EU-ansökan  tillsammans med Aneby, Eksjö, Nässjö, Sävsjö, Vetlanda, Hultsfred och Högsby om medel till ett traineeprogram. Projektansökan handlar om "Ledarutveckling över gränserna". Vi är samtliga kommuner alldeles för små för att själva klara ut att hantera frågan. Hultsfreds kommun har verkligen gjort ett jättejobb! Stort tack!

Så här låter sammanfattningen i projektansökan:
"Minskande befolkningsunderlag är en gemensam problematik för kommunerna Aneby, Eksjö, Hultsfred, Högsby, Nässjö, Sävsjö, Vetlanda och Vimmerby. Det påverkar kommunernas attraktionskraft och det medför svårigheter att rekrytera chefer. För att öka rekryteringsbasen ska redan anställd personal kompetensutvecklas och de ges då möjlighet till en framtida karriär som chef.
Tidigare har inte kommunerna sett sig som en arbetsmarknadsregion och många har i brist på karriärmöjligheter flyttat från området. Syftet är därför att utveckla detta samarbete så att medarbetarna kan utvecklas och arbeta i de olika kommunerna.
Samverkan förstärks både på makro- och mikronivå genom involvering av kommunledningarna samt skapande av nätverk mellan deltagarna i projektet. Detta tillsammans med kompetensutvecklingen ger förutsättningar för att medarbetare stannar och utvecklas vilket också ökar attraktionskraften för att arbeta och bo i regionen."
Kostnadsbudgeten ligger totalt på drygt 4,2 miljoner.


Under torsdagen och fredagen har jag och Staffan Leijon varit i Kalmar på den årliga gemensamma kommunchefs- och ekonomichefsträffen. Bra program med bl a många viktiga frågeställningar som Regionfrågan, arbetsmarknadsläget, gemensam nämnd kring den kommunala hjälpmedelsförsörjningen, info kring kostnadsutjämningssystemet, regional samverkan inom yrkesutbildning, förändringar inom gymnasieskolan och uppstartsarbete för att få en "befolkning i balans" i vårt län. När det gäller den traditionella tvekampen som äger rum på kvällen mellan ekonomi- och kommunchefer är det väl bara att vara ärlig... Ekonomicheferna vann paddlingen och outstanding var vår egen ekonomichef Staffan som med sin medhjälpare kom i mål först av alla!